Digital stämpelklocka på surfplatta, som stämplar även utan wifi

Sätt upp plattan på några minuter

Stämpelklockan körs i webbläsaren, så det räcker med en Android-platta eller en iPad. Plattan kopplas till en enhet, inte till en person, och ingen behöver vara inloggad på den.

1. Logga in som admin på plattan och välj Inställningar, Terminal-läge, Koppla denna platta som terminal.
2. Använder ni TidLog som app på hemskärmen på en iPad: visa en kopplingskod på valfri enhet och skriv in den på plattan. Koden gäller en gång.
3. Plattan visar knappsatsen. På Android går den i helskärm så att systemfälten döljs.
4. Kommer en platta bort trycker du Koppla bort alla plattor, så slutar de gamla kopplingarna att gälla.

Stämpla med personnummer och PIN, eller bara PIN

Personen skriver sitt personnummer och trycker Stämpla. Samma knapp stämplar in eller ut, beroende på om personen redan är instämplad. Hur personalen identifierar sig väljer ni per enhet:

• Personnummer och PIN. Standardläget.
• Bara PIN. Den fyrsiffriga koden räcker när plattan har nät. Koden är unik hos er, och efter stämplingen visas namnet med en knapp för att ångra om det blev fel. Admin, revisor, ägare och schemaläggare skriver alltid personnummer och PIN.
• Bara personnummer. För en enhet med betrodd personal inomhus.

Med Rast-knappen påslagen står Rast bredvid Stämpla, så personalen kan registrera rastens början och slut på plattan. Efter en stund utan tryck går plattan tillbaka till knappsatsen, så att nästa person inte ser föregående besked.

När wifi ligger nere

Det här är det viktigaste skälet att välja en stämpelklocka som klarar avbrott. Skatteverket kräver att tiden antecknas i direkt samband med att passet börjar och slutar. Därför tar plattan emot stämplingen även när servern inte svarar, sparar den med plattans egen tid och skickar den när nätet är tillbaka. Det är plattans tid som skrivs i liggaren. Plattan mäter dessutom hur mycket dess klocka avviker från serverns och rättar tiden efter det.

Under avbrottet visar plattans personalliggare dagens lista med de sparade stämplingarna inlagda, så liggaren går att visa även då. Gränserna är tydliga:

När stämplingen kommer fram kontrollerar servern det plattan inte kan veta. Fel PIN, ett okänt personnummer och en stämpling som kommer fram mer än 24 timmar efter att den gjordes avvisas. Avvisade stämplingar visas på plattan, mejlas till enhetens admins och hamnar under Avvikelser, där admin rättar liggaren.

Nyanställda och gäster vid plattan

Med självregistrering påslagen leder ett okänt personnummer till ett kort formulär med namn och e-post. Personen kan stämpla direkt, och admin får en notis och kan godkänna eller neka registreringen. Den nya personen får ett mejl för att fylla i adress och bankkonto.

Gäststämpling finns som tillval. Plattan får då flikarna Personal och Gäst, och en besökare som är på plats utan att arbeta stämplar in och ut i gästfliken. Gästerna sparas för sig, syns i liggarens gästsektion och kommer aldrig med i lönen.

Vid ett kontrollbesök

Liggaren ska finnas tillgänglig i verksamhetslokalen när Skatteverket kommer. På plattan visar fliken Personalliggare dagens instämplade med namn och tider, utan personnummer. Den som arbetar på enheten kan ta ut liggaren som PDF för valfri period med sitt personnummer, och admin får besked om att den togs ut. I adminappen visar Närvaro nu vilka som är instämplade och vem som har rast. Varje ändring av en tid loggas med vad som ändrades, när och av vem.

Tiderna går direkt till schema och lön

En stämpelklocka som bara samlar tider lämnar jobbet kvar till någon annan. I TidLog går stämplingarna direkt in i samma system som schemat och lönen.

• Avvikelser visar schemalagda pass utan stämpling och stämplingar utanför schemats regler.
• Lönekörningen räknar på de stämplade tiderna, med rast, OB och frånvaro.
• Flera enheter har var sin platta och liggare, men lönen körs för hela bolaget.
• AI-assistenten förbereder ändringar i liggaren och schemat, men ingenting sparas förrän en behörig person godkänner.