Personalliggare för restaurang: krav, kontrollavgift och digital lösning

Vad är en personalliggare, och varför måste restauranger ha en?

En personalliggare är en löpande förteckning över alla som är verksamma i lokalen, med namn, personnummer och tider för när arbetspasset börjar och slutar. Kravet finns i skatteförfarandelagen (SFL) 39 kap. Sedan den 1 juli 2018 ska även ägaren eller företagsledaren och verksamma familjemedlemmar antecknas när liggare ska föras.

Syftet är att ge Skatteverket bättre möjligheter att upptäcka och bekämpa svartarbete. Både pappersliggare och elektronisk liggare är tillåtna, men de har olika krav (mer om det längre ner). TidLog för liggaren i realtid när personalen stämplar in och ut.

Vad räknas som restaurang? Pizzeria, café, food truck och catering

Skatteverket räknar in mer än vanliga restauranger. Undantagen är bara två (se nedan), och inget av dem handlar om storlek: även en food truck med en anställd omfattas. Följande räknas som restaurang och måste föra personalliggare:

Vilka personer ska stå i personalliggaren?

Huvudregeln missförstås ofta: alla som på något sätt deltar i verksamheten ska antecknas, oavsett om de får lön. Det här är de som lättast glöms bort och kostar 2 500 kr styck vid en kontroll:

• Inhyrd personal från bemanningsföretag.
• Praktikanter, även oavlönade, från gymnasiet och uppåt (inte praoelever från grundskolan).
• Provjobbare.
• Släktingar som hjälper till.
• Du som ägare eller företagsledare, och din familj, så snart någon annan än ni är verksam.

En servicetekniker från ett annat företag som tillfälligt utför ett arbete hos dig ska däremot inte föras in. Per person ska du anteckna för- och efternamn, personnummer (eller samordningsnummer) samt tidpunkten då arbetspasset börjar och slutar, i direkt samband med att det händer och aldrig i förväg.

Med självregistrering påslagen i TidLog kan en okänd provjobbare registrera sig vid terminalen med namn och e-post, så att ingen står oregistrerad i lokalen. Utan PIN-krav stämplar personen in direkt medan du godkänner, med PIN-krav väljer personen först en PIN via mejlet. Ska någon som fakturerar via eget bolag stå i liggaren, läggs personen upp som uppdragstagare: personen står i liggaren men får ingen lönerad.

Undantag: när behöver en restaurang inte föra personalliggare?

Det finns två undantag från kravet:

• Bara ägaren och familjen. Har du enskild näringsverksamhet, fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag där bara du, make eller maka och barn under 16 år är verksamma behövs ingen liggare. Så fort någon annan arbetar, även oavlönat eller bara tillfälligt, krävs liggare från den personens första arbetsdag.
• Blandad verksamhet (75-procentregeln). Är minst 75 procent av verksamheten något annat än restaurang behövs ingen liggare. Skatteverket utgår normalt från hur omsättningen fördelar sig. Deras eget exempel: hotell och restaurang, där restaurangens omsättning är mindre än 25 procent av den totala.

Gränsfall bör stämmas av med Skatteverket. Har du flera lokaler som inte ligger i anslutning till varandra ska det finnas en liggare i varje. I TidLog har varje arbetsställe en egen liggare, så en koncern håller isär enheterna och tar ut liggaren för var och en.

Papper eller elektronisk personalliggare?

Båda är tillåtna. En pappersliggare ska vara inbunden med förnumrerade sidor och fyllas i med beständig skrift. Skatteverket har tagit fram en sådan bok (SKV 605) som går att beställa. I en elektronisk liggare ska alla händelser loggas, så att det framgår vem som har gjort en ändring och när, och Skatteverket ska kunna granska uppgifterna bakåt i tiden. Loggen skyddar dig vid en kontroll.

Så fungerar en digital personalliggare i praktiken

De flesta restauranger använder en delad väggplatta eller surfplatta i personalingången, inte personalens egna telefoner. I TidLog:s terminal-läge skriver personen sitt personnummer och trycker Stämpla. Inget konto per person krävs.

1. Sätt upp en platta eller dator vid personalingången.
2. Lägg in personalen en gång, eller låt dem registrera sig själva vid terminalen (valbart).
3. Personalen stämplar in och ut på passet. Liggaren uppdateras i realtid.
4. Vid en kontroll visar du aktuell liggare på skärmen eller som PDF för valfri period.

Ligger restaurangens wifi nere fortsätter väggplattan att ta emot stämplingar. Den sparar dem med sin egen tid och skickar dem när nätet är tillbaka, och dagens liggare på plattan visar dem under tiden, så att den går att visa vid ett kontrollbesök.

Öppna pass, alltså personer som stämplat in men inte ut, syns alltid. Se alla funktioner i TidLog.

Skatteverkets oanmälda kontrollbesök: så klarar du det

Skatteverket får göra oannonserade kontrollbesök. De stämmer av att de som arbetar i lokalen finns antecknade i liggaren och får fråga efter deras identitet. Liggaren ska finnas tillgänglig i lokalen, och är du inte där själv måste någon annan kunna visa upp den. Checklista för att klara kontrollen:

• Liggaren är nåbar direkt, på skärm eller på papper.
• Alla som jobbar just nu är instämplade.
• Provjobbare och inhyrd personal är inlagda.
• Äldre uppgifter finns sparade, eftersom Skatteverket kan granska bakåt i tiden.

Vad händer om man saknar personalliggare? Kontrollavgift och böter

Det heter kontrollavgift, inte böter, och tas ut av Skatteverket enligt SFL 50 kap. Avgiften gäller om liggare inte förs, om den är så bristfällig att den inte går att kontrollera mot, eller om den inte finns tillgänglig vid besöket:

Har Skatteverket redan tagit ut en kontrollavgift och en ny brist inträffar inom ett år från det beslutet, blir avgiften 25 000 kr i stället för 12 500 kr. Avgiften ska inte tas ut, eller tas ut med lägre belopp, om det är oskäligt att ta ut hela, och du kan begära omprövning eller överklaga. Mer om reglerna för alla branscher finns på vår sida om personalliggare.

Hur länge ska personalliggaren sparas?

Uppgifterna ska bevaras i två år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret för verksamheten gick ut, och liggaren ska finnas tillgänglig i verksamhetslokalen hela den tiden. Ett elektroniskt system arkiverar detta automatiskt, så ingen pappersliggare kan försvinna, och du kan exportera en PDF för valfri historisk period. Läs mer om hur vi hanterar personuppgifter (GDPR).

Varför TidLog för din restaurang

Uppgifterna på sidan bygger på Skatteverkets sidor om personalliggare och deras rättsliga vägledning (oktober 2026). Reglerna kan ändras, och i gränsfall är det Skatteverkets bedömning som gäller.