Personalliggare för restaurang: krav, kontrollavgift och digital lösning

Vad är en personalliggare, och varför måste restauranger ha en?

En personalliggare är en löpande förteckning över alla som är verksamma i lokalen just nu, med namn, personnummer och tider för in- och utcheckning. Kravet finns i skatteförfarandelagen (SFL) 39 kap. Restauranger har omfattats sedan 2007, och sedan 1 juli 2018 gäller att även företagsledaren och familjemedlemmar antecknas.

Syftet är att motverka svartarbete och osund konkurrens. Det ligger i ditt eget intresse: en korrekt förd liggare skyddar seriösa restauranger mot priskonkurrens från dem som fuskar. Både pappersliggare och elektronisk liggare är tillåtna enligt lag, men de har olika krav (mer om det längre ner). TidLog för liggaren automatiskt i realtid enligt SFL 39 kap.

Vad räknas som restaurang? Pizzeria, café, food truck och catering

Skatteverkets definition är bred. Det är verksamhetens art som avgör, inte storleken: även en ensam food truck med en anställd omfattas. Följande räknas som restaurang och måste föra personalliggare:

Vilka personer ska stå i personalliggaren?

Huvudregeln är enkel men missförstås ofta: alla som är verksamma i lokalen ska antecknas, oavsett om de får lön. Det här är de som lättast glöms bort och kostar 2 500 kr styck vid en kontroll:

• Inhyrd personal och bemanning.
• Oavlönade praktikanter.
• Provjobbare och spontana provarbetare.
• Familjemedlemmar som hjälper till en kväll.
• Ägaren och företagsledaren själv (huvudregel sedan 1 juli 2018).

Per person ska du anteckna för- och efternamn, personnummer (eller samordningsnummer) samt tidpunkten då arbetspasset börjar och slutar. I TidLog kan en okänd provjobbare snabbregistreras direkt vid terminalen, så att ingen står oregistrerad i lokalen.

Undantag: när behöver en restaurang inte föra personalliggare?

Det finns två undantag från kravet:

• Enmansföretag med familj. Om det bara är du som ägare plus make eller maka och barn under 16 år som är verksamma i enskild firma eller fåmansföretag behövs ingen liggare. Så fort en utomstående arbetar, även oavlönat, krävs liggare.
• Blandad verksamhet (75-procentregeln). Om restaurangdelen utgör mindre än 25 procent av den totala verksamheten kan liggarkravet falla bort. Klassiskt exempel: ett hotell med en liten restaurang.

Gränsfall bör stämmas av med Skatteverket. I praktiken är det enklare att alltid föra liggare än att räkna procent varje år. I TidLog kan liggaren slås på per enhet, så en koncern med både omfattad och undantagen verksamhet styr det enhetsvis.

Vad händer om man saknar personalliggare? Kontrollavgift och böter

Det heter formellt kontrollavgift, inte böter, och beslutas av Skatteverket (reglerat i SFL 50 kap). Beloppen är fasta:

Avgiften kan sättas ned om felet är ursäktligt eller ringa, och du kan begära omprövning. Men den enkla vägen är att liggaren alltid är rätt förd, i realtid.

Papper eller elektronisk personalliggare?

Båda är tillåtna. En pappersliggare måste bestå av bundna, förnumrerade sidor (gratis blankett finns hos Skatteverket). En elektronisk liggare måste enligt lag logga varje ändring: vad som ändrades, när och av vem. Det är inte en detalj, det är ett köpargument, eftersom loggen skyddar dig vid en kontroll.

Så fungerar en digital personalliggare i praktiken

De flesta restauranger använder en delad väggplatta eller surfplatta i personalingången, inte personalens egna telefoner. I TidLog:s terminal-läge skriver personen sitt personnummer och trycker Stämpla. Inget konto per person krävs.

1. Sätt upp en platta eller dator vid personalingången.
2. Lägg in personalen en gång, eller låt dem snabbregistrera sig vid terminalen.
3. Personalen stämplar in och ut på passet. Liggaren uppdateras i realtid.
4. Vid en kontroll visar du aktuell liggare på skärmen eller som PDF för valfri period.

Öppna pass, alltså personer som stämplat in men inte ut, syns alltid, precis som Skatteverket vill se. Se alla funktioner i TidLog.

Skatteverkets oanmälda kontrollbesök: så klarar du det

Kontrollen är oanmäld. Inspektören får begära legitimation av alla i lokalen och stämma av mot liggaren, som måste vara tillgänglig på arbetsstället i realtid. De tittar på att alla närvarande står med och att tiderna stämmer. Checklista för att klara kontrollen:

• Liggaren är nåbar direkt, på skärm eller i pärm.
• Alla som jobbar just nu är instämplade.
• Provjobbare och inhyrd personal är inlagda.
• Historiken finns sparad för minst två år.

Hur länge ska personalliggaren sparas?

Uppgifterna ska bevaras i två år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret för verksamheten gick ut, och liggaren ska kunna visas upp på arbetsstället. Ett elektroniskt system arkiverar detta automatiskt, så ingen pärm kan försvinna, och du kan exportera en PDF för valfri historisk period. Läs mer om hur vi hanterar personuppgifter (GDPR).

Varför TidLog för din restaurang