Schemaläggning för personal: schemat, stämplingen och lönen i samma app

Lägg veckan med dra och släpp

Schemat är en vecka med en rad per anställd. Klicka i en ruta för att lägga ett pass och dra passet till en annan dag eller person för att flytta det. Ett pass kan ha öppen sluttid, för kvällar där ingen vet när sista gästen går.

• Kopiera förra veckan. Hela veckan kopieras på en gång. Pass som redan finns hoppas över, och krockar visas i stället för att läggas ovanpå.
• Krockvarning. Lägger du ett pass som överlappar ett annat för samma person får du frågan innan det sparas.
• Minimibemanning per roll. Ange till exempel två i köket och en i baren, så varnar schemat när dagen inte räcker till.
• Schemaläggare. En anställd kan få lägga schemat utan att vara admin, med egen PIN.

Publicera, och personalen ser schemat i mobilen

Det du lägger är utkast tills du trycker Publicera. Då får de som berörs mejl och push-notis, och passen syns i appen. Kvällen före ett pass och tre timmar innan kommer en påminnelse som push.

I Mitt schema ser den anställda sina egna pass, vilka kollegor som jobbar samtidigt och deras tider, och vilket OB-tillägg passet ger. Du styr per enhet hur långt fram personalen ser, från en till åtta veckor. Du kan planera längre fram ändå.

Lediga pass och passbyten

Lägg ut ett pass utan person som ett ledigt pass, till hela personalen eller till de du väljer. Personalen svarar i appen. Utan chefsgodkännande får den som först tar passet det. Med godkännande kan flera svara ja, och du väljer vem som får det.

En anställd som inte kan jobba erbjuder sitt pass till en kollega. Du bestämmer per enhet om bytet ska godkännas av en chef eller gå igenom direkt.

Personalkostnaden syns innan veckan börjar

Medan du lägger schemat räknar TidLog fram en uppskattad personalkostnad: lön, OB, semesterersättning och arbetsgivaravgift. Siffrorna visas bara för den som har behörighet till lönedata.

Schemastyrd stämpling

Schemat kan styra stämplingen. Med mjuk spärr får personalen stämpla in tidigt, men lönen räknas från passets start. Med hård spärr går det inte att stämpla in före passet. Du kan också neka den som inte har något pass, och ställa in en buffert före passet och efter passets slut. Kapningen gäller bara lönen: i liggaren står den tid personen faktiskt stämplade.

Bemanningsförslag från er egen försäljning

Har ni kassan kopplad räknar TidLog fram hur många som behövs varje timme. Det är ingen AI, utan en uträkning: förväntad försäljning för veckodagen och timmen delat med vad ni historiskt säljer per bemannad persontimme. Som standard används de senaste åtta veckorna, och röda dagar och aftnar räknas inte med.

Förslaget kan bli utkast i schemat för en dag eller en hel vecka. Passen läggs som lediga pass, så du bestämmer själv vem som får dem innan något publiceras.

Matcher, båtar och väder i schemat

För sportbarer och ställen som lever på besökare kan sportmatcher och båtankomster läggas in i schemat, så att du ser dem när du bemannar. Har ni en egen källa kan vi bygga en import. Färjeturerna till och från Gotland hämtas till exempel in automatiskt varje natt, en integration vi byggt efter en kunds behov.

Väderprognosen från SMHI kan visas per dag i schemats veckohuvud, som stöd när uteserveringen avgör hur många som behövs.

Låt AI-assistenten förbereda ändringarna

Skriv vad du vill i en mening, till exempel att förra veckan ska kopieras och att Sara ska jobba lördag 10 till 16. Assistenten förbereder ändringar i schema, lönekörningens utkast, liggare och frånvaro, och ingenting sparas förrän en behörig person godkänner. I schemat kan den lägga till, ändra och ta bort pass, kopiera förra veckan och publicera. Läs mer om AI-assistenten.